Aktuelles zur Registrierkassa - der Registrierungsvorgang
Ab dem 1.4.2017 muss jede bestehende elektronische Registrierkasse beim Bundesministerium für Finanzen registriert sein und jede neue Kasse innerhalb von 7 Tagen ab Inbetriebnahme registriert werden. Durch die Registrierung wird die Registrierkasse manipulationssicher und auf jedem Beleg ist ein QR-Code anzudrucken. Der QR-Code enthält in verschlüsselter Form unter anderem die Kassenidentifikationsnummer, die fortlaufende Belegnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, den Betrag, einen Verkettungswert zum vorigen Umsatz und einen Umsatzzähler. Anstelle eines QR-Codes können diese Informationen auch durch andere verschlüsselte Codes erfolgen. Durch diese Angaben am Beleg ist für jedermann erkennbar, ob der Beleg von einer manipulationssicheren Registrierkasse erstellt wurde.
Die Registrierung hat sowohl für die Registrierkasse als auch für die Signatur- und Siegelerstellungseinheit zu erfolgen. Hierbei werden die Kassenidentifikationsnummer und die Seriennummer des Signatur- und Siegelzertifikates an das Finanzamt übermittelt. Im Anschluss muss die Prüfung des Startbelegs (Belegcheck) erfolgen.
Wie komme ich zu dem Sicherheitszertifikat?
Es gibt zwei Zertifikatanbieter (A-Trust und A-Cert) für Registrierkassen. Welcher Anbieter von Ihrem Kassensystem unterstützt wird, erfahren Sie vom Kassenhersteller.
Die Zertifikate können auch über den Kassenhersteller bezogen werden. Sobald Sie die Kasse selbst und das Zertifikat erworben haben, können Sie die Registrierung beim Bundesministerium für Finanzen vornehmen.
Wie kann die Kasse registriert werden?
Am einfachsten funktioniert das über FinanzOnline. Dafür stehen 3 Wege zur Verfügung. Fragen Sie bei Ihrem Kassenhersteller nach, welche Variante möglich ist.
- Webservice: Die Kasse übermittelt die erforderlichen Daten selbst an das Finanzamt. Dafür ist ein eigener Registrierkassen-Webservice-Benutzer in FinanzOnline notwendig. Dieser Benutzer ist grundsätzlich in Ihrem persönlichen FinanzOnline-Zugang anzulegen. Sollten Sie über keinen FinanzOnline-Zugang verfügen, können wir für Sie einen entsprechenden Zugang erstellen. Bei dieser Variante werden Startbelege und Jahresbelege durch die Software geprüft und die Meldungen zur Außerbetrieb-/Wiederinbetriebnahme von der Kassensoftware selbständig vorgenommen.
- File Upload in FinanzOnline: Verfügt die Kasse über keinen Internetzugang kann die Datenübermittlung über eine XML-Datei erfolgen. Die Kasse erstellt dafür ein File, das in das herkömmliche FinanzOnline eingelesen wird. Die Übermittlung der XML-Datei kann durch uns erfolgen. Auch hier unterstützen wir Sie gerne bei der Verarbeitung der Datenträger. Der Belegcheck muss manuell (siehe unten) erfolgen.
- Dialogverfahren: Die einzelnen Registrierungsschritte erfolgen direkt durch manuelle Eingaben im FinanzOnline. Der Belegcheck muss manuell erfolgen. Wir unterstützen Sie hier gerne bei der manuellen Durchführung der Registrierungsschritte und beim Belegcheck.
Wie erfolgt die Prüfung des Startbeleges?
Wenn keine Möglichkeit der Registrierung über das Webservice besteht, erfolgt der Belegcheck mit der „BMF Belegcheck-App" des BMF (gratis im iTunes-Store und Google Play Store). Hierbei wird der am Startbeleg angedruckte QR CODE via Smartphone oder Tablet auf Gültigkeit geprüft.
Vor der erstmaligen Verwendung der App muss diese durch Eingabe eines Authentifizierungscodes freigeschaltet werden. Dieser wird im FinanzOnline erzeugt und soll sicherstellen, dass nur der Unternehmer selbst die Prüfung vornehmen kann. Der Authentifizierungscode kann in FinanzOnline angefordert werden. Hierbei können wir Ihnen gerne behilflich sein.
Wie ist vorzugehen, wenn kein Finanzonline-Zugang besteht?
Steht gar kein FinanzOnline-Zugang zur Verfügung, kann ein Ersatzverfahren mittels schriftlichen Formulars erfolgen. Der Belegcheck erfolgt dann durch das Finanzamt.
Wo bekomme ich Unterstützung für die Registrierung?
Für die Registrierung wenden Sie sich bitte zunächst an den Kassenhersteller. Er kennt die Funktionen der Kasse am Besten und ist daher Ihr erster Ansprechpartner. Bei der Kommunikation über FinanzOnline (Benutzeranlage, Übermittlung von XML-Dateien, Anforderung des Authentifizierungscodes, etc.) sind wir in der Folge gerne behilflich.